Införandeplaneringen fortsätter
Allt eftersom förberedelsearbetet framskrider blir förutsättningar som påverkar införandeplaneringen mer kända. Detta medför att planen har reviderats något till att funktionalitet i Cosmic införs under fyra steg i Region Halland. Precis som tidigare kommer vi att införa det vi kallar "grundfunktionalitet" i Cosmic under första steget samtidigt som vi fasar ut befintliga system som relaterar till denna funktionalitet.
(Klicka på bilden för att se den större).
Med ”grundfunktionalitet” avses funktionalitet inom områden för patient- och vårdadministration, vårddokumentation, läkemedel och övervakning, utredning och diagnosticering, tillväxtkurva, diktering, taligenkänning samt utskrift/skanning.Enligt planering införs steg 1 vid en och samma tidpunkt i all berörd hälso- och sjukvård i Region Halland, inklusive Tandvård och berörda privata vårdgivare, under vecka 48 2024. Detta har inte förändrats.
Under steg två planeras för att genomföra pilotinförande för mobilt arbetssätt/Nova på några enstaka avdelningar. Fortsatt planering och införande av mobilt arbetssätt/Nova planeras utifrån hur piloten fortlöper.
Faser under införandet
Klicka här eller på bilden, för att se den större.
*Gul flagga i bilden ovan symboliserar produktionsstart med Cosmic
Förberedelsefas (inleds cirka ett år innan preproduktionsfas)
Ett urval av aktiviteter under ”förberedelsefasen”:
- Säkerställa
o tekniska förutsättningar
o åtkomst till historiska data och pågående vårdärenden
o patientsäkerhet och arbetsmiljö
o användarstöd och resursplanering för olika faser
- Genomföra
o påverkansanalyser, exempelvis förändrade arbetssätt
o produktionsplanering
o utbildning enligt utbildningsplanen
- Fastställa rutiner/riktlinjer och övergångsrutiner
Preproduktionsfas (inleds ca 2 månader innan produktionsstart)
Utvalda medarbetare i verksamheterna får tillgång till viss funktionalitet i Cosmic såsom;
- Lägga in scheman i Cosmic
- Genomföra bokningar
- Överföra uppgifter från VAS till Cosmic exempelvis bokningar och väntelistor.
Tidig produktionsfas (produktionsfas = Cosmic är Region Hallands huvudjournalsystem)
Under ”tidig produktionsfas” finns behov av extrainsatt användarstöd på grund av;
- Nya rutiner/riktlinjer och övergångsrutiner
- Funktionellt stöd/handhavandefrågor
- Klientnära användarstöd kopplat till teknisk utrustning såsom skrivare, etikettskrivare, diktafoner med mera.
Organisering av införandet
Organisationsscheman för införandets olika steg och faser är framtagna. De visar kontaktytorna mellan FVIS-programmet, vårdförvaltningarna och de privata vårdgivarna. Organisationsschemat med dess olika roller kopplas till ordinarie linjeorganisation i respektive förvaltning/vårdgivare. Respektive förvaltning/vårdgivare tar beslut kring utformning av förvaltningens införandeteam och antal resurser.
Införandet vid Region Hallands vårdförvaltningar
Klicka här eller på bilden för att se den större.
Privata vårdgivare inom Vårdval Halland närsjukvård
Närsjukvården Halland ansvarar för att samordna och koordinera införandet av Cosmic för hela Vårdval Halland (VVH) närsjukvård, som en del av övergripande regiongemensamt utvecklingsuppdrag beslutat under andra kvartalet 2022. Detta innebär att koordinering kommer att ske via en gemensam införandekoordinator för VVH närsjukvård.
Övriga privata vårdgivare (utanför Vårdval Halland närsjukvård)
Klicka här eller på bilden för att se den större.
Regionkontor och Regionservice
Samverkan och koordinering av införandet för Regionkontor och Regionservice kommer att ske direkt mellan FVIS-programmet och utsedda kontaktpersoner.
Region Hallands kommuner
Samverkan med Region Hallands kommuner avseende funktionalitet som rör samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (SPU), samordnad individuell plan (SIP) och samordnad vårdplan enligt LPT/LRV) inleds, när tidplan för införande av denna funktionalitet relaterat till Cosmic finns.
System som Cosmic ersätter
Inom hälso- och sjukvården finns en mängd olika system för att hjälpa vårdpersonalen att utföra sitt dagliga arbete. Flera av dessa system kommer att ersättas med Cosmic.
Exempelvis kommer VAS (huvudjournal), NCS (läkemedel), Provisio (operationsplanering), Obstetrix (mödrahälsovård/förlossning), PMO (barnhälsovård), Aweria (akutvård), Lifecare (samordnad planering) och Cytobase (cytostatika) att bytas ut och ingå i Cosmics helhetslösning. Många av oss kommer påverkas av denna förändring.
Arbete pågår med att kartlägga vilka fler system som används idag i olika vårdprocesser. FVIS-programmet kommer att utreda om system kan ersättas med Cosmic eller om de behöver finnas kvar men eventuellt kopplas ihop med Cosmic.
Denna beskrivning gäller idag (maj 2023), men kan ändras fram till Region Halland lanserar Cosmic.
Införandestrategin
Den 14 juni 2022 godkände FVIS-programledning införandestrategin. Den är framtagen inom FVIS-programmet i nära dialog med förvaltningsrepresentanter från ADH, HS, NSVH, PSH och chefläkare RK. Syftet med strategin är att ge FVIS-programmet och verksamheterna förutsättningar att påbörja fortsatt planering för införandet.
Tre strategiska principer som bildar ramen för införandeplaneringen har arbetats fram. Huvudprincipen vid införandet är patientsäkerhet och ligger till grund för samtliga principer.
Följande principer ska ligga till grund för införandeplaneringen:
- Den halländska hälso- och sjukvården ska påverkas i så låg grad som möjligt utifrån patient- och medarbetarperspektiv
- Verksamheten ska vara redo att använda Cosmic inför produktionsstart
- Bred delaktighet är en förutsättning.
Utifrån ovan principer beskrivs förutsättningar, beroenden, konsekvenser, ansvarsfördelning, åtgärder och relaterade aktiviteter, som behöver hanteras av FVIS-programmet och/eller verksamhet under införandeplaneringen.
Strategin beskriver även den övergripande införandemetoden:
- Att i ett första steg införa grundfunktionalitet i Cosmic, för att ersätta funktionalitet i VAS och funktionalitet som har starka beroenden till VAS*, i all hälso- och sjukvård i Region Halland.
- Därefter införa resterande funktionalitet i Cosmic, stegvist efterhand.
*Avser NCS och Aweria
Detta medför att funktionalitet i befintliga system kommer att fortsätta att nyttjas tills motsvarande funktionalitet tas i bruk i Cosmic. Likaså kommer nytillkommen funktionalitet, dvs funktionalitet som inte finns i befintliga system, införas stegvist.
Efter godkänd införandestrategi har arbetet fortsatt med att bryta ned införandestrategin till en införandeplan, klar våren 2023.
Införandeplanen kommer att beskriva övergripande planering för det stegvisa införandet, införandemetod för steg 1 och struktur för införandeorganisationen.